Etiqueta nos E-mails..

Dicas de etiqueta para enviar e-mails sem erro by Você S/A.

1. AO VIVO. Antes da internet já existia comunicação. Não custa nada caminhar até a mesa de seu colega ou ligar para o cliente. Se necessário, o conteúdo da conversa pode ser resumido e enviado por e-mail apenas para registro. (Contra: pesquisas revelam que cada vez mais consumidores preferem ser abordados pelo e-mail do que pelo telefone. Portanto, pense duas vezes antes de ligara para o cliente, para que ele não comece a inventar desculpas e não te receber).

2. CALMA. Se você recebeu uma mensagem que não o deixou feliz, espere um pouco para respondê-la. As mensagens enviadas por e-mail são interpretadas com mais rigidez e não permitem um pedido de desculpas em seguida, como em uma conversa.

3. CLAREZA. Ao escrever um e-mail preencha o assunto da mensagem. Isso ajuda a saber logo de cara do que se trata. Se quem recebeu o seu e-mail precisar voltar a falar no assunto, não perderá tempo. (Parêntese: QUEM hoje em dia abre um e-mail sem assunto especificado no campo? Só quem adora spammers e não tem nenhum medo de virus. Não especificar o assunto é certeza de que seu e-mail NÃO SERÁ LIDO. A não ser que você e o destinatário da mensagem sejam MUITO amigos; Faça o teste).

4. FORMA. Mantenha a formalidade, mesmo que a troca seja entre colegas. Muita intimidade pode causar mal-entendidos. (Parêntese: desconsidere essa dica. Seja formal somente quando impressindível. Tente dar ao e-mail um tom amistoso, sério, porém descontraído. Chamar amigos de Prezado Senhor e despedir com Atenciosamente?!?! Só se for pra afastá-lo de vez. Qual cliente gosta de ser chamado assim??? Eu não!).

5. OBJETIVO. Faz parte do seu trabalho, ao transmitir uma mensagem, deixá-la mais objetiva possível. Tópicos funcionam melhor do que longos parágrafos. É importante deixar claro também o que você espera de quem está lendo o e-mail. (Atenção: escreva em parágrafos curtos – entre três e cinco linhas. Além de o texto ficar mais bem disposto, fica mais fácil de concatenar idéias e ser objetivo. Lei da comunicação: fazer a mensagem do transmissor chegar ao receptor sem ruídos).

6. TEMPO. Ao receber uma pergunta que não sabe responder, mas sabe quem é a pessoa mais indicada para isso e vê que ela está copiada no e-mail, não desperdice seu tempo enviando mensagens do tipo: “acho que Fulano poderá ajudar”. Evite o envio de e-mails desnecessários.

7. ANEXOS. Cuidado com os anexos! Todos os servidores têm limites (de tempo de envio. Hoje, praticamente todos os e-mails tem espaço suficiente para os anexos), Se forem muitos, e realmente necessários, procure zipá-los. Outra dica é utilizar servidores que hospedam os arquivos na internet. Nesse caso basta copiar o link no corpo do e-mail. Se você tem dúvidas sobre mandar o anexo, mencione sobre ele no corpo do texto e se coloque à disposição para enviar àqueles que desejam recebê-lo. (MINHA DICA: utilize programar como Skype e MSN para essa finalidade. Além de ser muito mais rápida a transmissão, evitamos o trabalho dobrado de um ter que subir o arquivo – upload – para outro ter que baixar – download).

8. DESTINO. Ao copiar outras pessoas no e-mail, para que elas tomem conhecimento do conteúdo, é necessário certa cautela. Esteja atento para não esquecer quem realmente deveria estar entre os destinatários. Quanto aos seus chefes, questione-se se eles devem estar ali. Você pode perder credibilidade se incluí-los sempre e sem necessidades. (Concluindo: envie o e-mail SOMENTE  a quem tem que recebê-lo. Se você não sabe quem deve receber, desconsidere essas dicas).

9. FINAL. Fique de olho também na sua assinatura. Ela serve como um cartão de visitas. Mantenha-a curta, apenas com as informações mais importantes: nome, empresa, cargo e contatos. Nada de fazer da sua assinatura um minicurriculuo.

Essas dicas são da edição da Você S/A de número 131, que tem o Luciano Huck na capa e fala sobre COMUNICAÇÃO. Diante de tais dicas eu me pergunto: por que a Você S/A tem uma comunicação tão formal com o leitor, tão desnecessária, ao invés de prezar pela proximidade, confiança e parceria?!? Poderia aprender um pouco com a capa. Dar dicas mais dinâmicas, mais curtas, mais diretas e eficazes. Ou a revista não é destinada a pessoas com conhecimento e informação?!? Precisa falar uma linguagem mais atual, para ver se afastamos de vez a burrocratização (não a seriedade) das empresas. Afinal a comunicação não é apenas verbal, mas sim, corporal e escrita. Essa é a minha conclusão.

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