Planejando uma Reunião com Eficiência.

Evite marcar reuniões apenas para assuntos que poderiam ser comunicados
de forma mais efetiva por e-mail ou papel. Uma boa reunião precisa servir
a um propósito útil e específi co.
2. Escolha um local adequado e avalie a melhor forma de arrumar mesas e
cadeiras.
3. Verifi que a necessidade de materiais e equipamentos: canetas, blocos, fl ip
charts, computadores, projetor, entre outros. Os recursos tecnológicos
devem ser instalados e testados com antecedência.
4. Evite interrupções desnecessárias.
5. Convide o número adequado de pessoas. Lembre-se de que a quantidade de
pessoas afeta diretamente o tempo da reunião. Especialistas recomendam
que o grupo não tenha mais do que 12 pessoas.
6. Convide as pessoas certas, ou seja, apenas aquelas que são essenciais para
o assunto em questão.
7. Programe a reunião com a antecedência mínima necessária para que os
integrantes possam se programar para ela.

1. Evite marcar reuniões apenas para assuntos que poderiam ser comunicados de forma mais efetiva por e-mail ou papel. Uma boa reunião precisa servir a um propósito útil e específico;

2. Escolha um local adequado e avalie a melhor forma de arrumar mesas e cadeiras;

3. Verifi que a necessidade de materiais e equipamentos: canetas, blocos, flipcharts, computadores, projetor, entre outros. Os recursos tecnológicos devem ser instalados e testados com antecedência;

4. Evite interrupções desnecessárias;

5. Convide o número adequado de pessoas. Lembre-se de que a quantidade de pessoas afeta diretamente o tempo da reunião. Especialistas recomendam que o grupo não tenha mais do que 12 pessoas;

6. Convide as pessoas certas, ou seja, apenas aquelas que são essenciais para o assunto em questão;

7. Programe a reunião com a antecedência mínima necessária para que os integrantes possam se programar para ela.

8. Defi na o tema e estabeleça uma pauta de assuntos a serem tratados. Evite fazer uma pauta muito extensa –impossível de ser coberta no tempo designado. Distribua a pauta a todos com antecedência;

9. Avalie se os participantes da reunião precisam de informações e materiais adicionais. Você pode distribuí-los previamente, garantindo que todos estarão preparados adequadamente;

10. Coloque os assuntos mais importantes no início da agenda; assim, você garante que eles serão tratados em tempo;

11. Deixe claros os objetivos, o tempo previsto, as regras básicas e o papel de cada um. Por exemplo, se a reunião for para solucionar um problema, os participantes deverão trazer idéias, dados e sugestões.

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