O que Podemos Aprender Sobre Gestão de Gastos em uma Startup.

A palavra DINHEIRO é assustadora para inúmeros empreendedores. Uns não têm dificuldades para tê-lo, outros, tentam de todas as maneiras conseguir financiamento para suas startups. De todas as coisas que empreendedores falam e fazem, existe apenas uma coisa que é CONSENSO para todos: o LADO FINANCEIRO.

Conseguir dinheiro não é fácil. Por outro lado, saber como, onde, quando e porque gastar é uma outra dúvida que ronda a cabeça de todo mundo.

Entre a dúvida de investir tudo e a de investir pouco, estão a maioria dos problemas. Abaixo segue uma série de dicas sobre como administrar o lado financeiro de uma startup. Tenho absoluta certeza de que as cinco dicas abaixo podem ser muito úteis.

1. Seja exigente. Nas palavras de Evan Williams, fundador do Blogger e do Twitter, as startups têm que estar dispostas a dizer não – não a parcerias e recursos de produtos desnecessários e os empregados errados. Mais dinheiro e tempo desperdiçados aliados com a falta de foco é o o motivo pelo qual as empresas não dão certo.

2. Agir Como uma Pequena Empresa. De acordo com Jason Cohen, fundador da Smart Bear Software, como uma startup, você é uma pequena empresa. Seja humano, esteja próximo de seu cliente, opte por um blog ou um site informal ao invés de um dite institucional. Você não só vai se comunicar melhor, mas também vai economizar muito dinheiro em todo o projeto além de economizar com inúmeras baboseiras que os gurus de Marketing falam.

3. Olhe Cada Centavo. Este conselho de Michael Arrington do Techcrunch pode parecer óbvio. Mas, em uma empresa jovem você precisa transformar o “relógio cada centavo” em uma forma de arte.

Primeiro princípio: operar em ambiente espartano. Seja um fazedor, faça tudo você mesmo. Esteja preparado para passar seus fins de semana e noites de trabalho em tarefas – um trabalho de marketing e tecnologia de pouca luz, como atualizar o seu site. Você vai economizar dinheiro. E você vai aprender estas tarefas de dentro para fora, e será capaz de avaliar melhor se a relação com funcionários e fornecedores. Quando você controlar seus números de perto, a contenção de custos torna-se o DNA de seu negócio.

4. Procure Descontos. Não só você deve prestar atenção a cada moeda de um centavo – mas espremer os centavos para mais. De acordo com Jason Calacanis, você deve ir a cada um de seus fornecedores a cada 6 a 9 meses e pedir descontos. Esteja atento para recompensas de cartões de crédito que podem lhe ajudar a economizar ainda mais.

5. “As Vendas Curam Tudo”. Essas são as palavras de Mark Cuban, como uma das regras de sua inicialização. Comece a vender e trazer o dinheiro na porta o mais rápido possível, ao invés de se preocupar com a cara, ambiente ou as feiras que apenas GASTAM DINHEIRO. Saiba quantas horas do dia você gasta trabalhando em vendas, em comparação com os gastos. Venda sempre deve ser a prioridade.

Prepare-se Para o Desafio.

Luiz Fernando Garcia é consultor especialista em manejo comportamental e empreendedorismo em negócios e autor dos livros Pessoas de resultado – O perfil de quem se destaca sempre e Gente que faz.

Abaixo a entrevista que ele concedeu à VendaMais falando sobre as etapas de criação de um negócio e de suas dificuldades iniciais.

Para você, o que é empreendedorismo?

Empreendedorismo se refere aos estudos relativos à conduta e personalidade empreendedora – características, comportamentos, modelos mentais, universo de atuação, etc.

O que é preciso saber antes de começar um empreendimento?

Quem quiser iniciar um empreendimento deve estar preparado para o tamanho do desafio que enfrentará sozinho. Por mais que as pessoas digam que estão com você, o começo é solitário.

Quais são as etapas fundamentais para a criação de um novo negócio?

Identificar uma oportunidade de negócio, criar um “mapa” de como aproveitar a oportunidade e fazer com que o planejamento deságue em ação. Essas etapas devem ser seguidas para que as chances de sucesso aumentem.

Quais são os cuidados que têm de ser tomados antes de empreender?

O novo empreendedor precisa entender que negócios existem para satisfazer algumas necessidades dos consumidores, e não para serem símbolos de status ou se ocupar enquanto procura emprego. Então, se não tiver clientes que paguem pelo que produzirá, é melhor nem iniciar o empreendimento. Também é indispensável saber quanto de caixa (dinheiro) vai precisar para enfrentar as dificuldades iniciais e os primeiros meses de trabalho. Fuja de pensamentos como este: “Tenho metade do dinheiro necessário, mas depois aparece o restante”. Dinheiro não costuma aparecer. Além disso, o negócio não paga suas contas, é você quem paga. Portanto, estabeleça um pró-labore com o mínimo para viver, avise a família e se mantenha nele.

Quais são as principais dificuldades encontradas por empreendedores no início de uma empreitada? Como é possível superá-las?

No estágio inicial do negócio, não é o que a pessoa pensa que conta, mas o que ela faz. A pergunta dirigida ao fundador ou a que ele dirige a seus empregados deve ser: “O que você fez? Vendeu, produziu ou realizou alguma coisa?”. Depois de analisar as respostas, podemos até identificar algumas situações comuns e que podem gerar conflitos, como: poucos sistemas, normas ou diretrizes falhas, gerenciamento por meio das crises, pouca delegação por parte dos líderes, gerente que acha que o show é ele, etc. Para superar esses conflitos iniciais, é preciso muito comprometimento, vontade de levar o empreendimento adiante e dedicação. Assim, ficará mais fácil superar as dificuldades que sempre surgem no começo e continuar o empreendimento rumo ao sucesso.

Quais são os erros mais comuns cometidos por empreendedores de primeira viagem? O que fazer para evitá-los?

Os erros mais comuns podem ser resumidos em um único: visão idealizada. Isso significa que o que o empreendedor aspira não está baseado em dados da realidade, e sim numa visão “fantástica”. É mais fantasia que uma visão de futuro possível de ser alcançada, por exemplo: deseja o céu, mas não está disposto a morrer. A irrealidade (idealização) da visão de futuro será rapidamente fonte de frustração e desestímulo. Para evitar esse erro, o empreendedor precisa anotar os principais aspectos do negócio. É importante duvidar de dados excessivamente favoráveis. Prepare-se sempre para o pior, mesmo esperando o melhor. Lembre-se de que um negócio é feito 10% de inspiração e 90% de transpiração. Não basta apenas querer empreender, é preciso fazer isso de verdade!

Como é possível identificar o melhor setor para se empreender em determinado momento?

Boa pergunta, mas se existisse uma fórmula para saber qual é o melhor setor para investir em determinado segmento, com certeza todo mundo estaria utilizando-a e alcançando o sucesso. Há gente ganhando e perdendo dinheiro em todos os setores. O melhor é encontrar algo que você goste de fazer, pois terá de trabalhar como nunca para que esse negócio se desenvolva.

Existem características comuns aos empreendedores de sucesso? Quais são elas?

O livro Pessoas de resultados – O perfil de quem se destaca sempre traz uma síntese de sete pontos-chave que encontrei em personalidades empreendedoras francas (188 de um total de 1,2 mil empreendedores mapeados). Essas características são: iniciativa ou drive, visão ou capacidade de visualização, riscos ou superação de desafios, expectativa ou manutenção de foco, capacidade de estabelecer planos de ação ou criação de mapas de percurso, tolerância à incerteza e autorreforço. Para mim, empreendedores de sucesso apresentam essas características. É claro que nem todos as possuem. No entanto, elas normalmente estão presentes nos grandes empresários.

É possível desenvolver essas habilidades em profissionais que desejam empreender? Como?

Sim. Uma conduta empreendedora pode ser desenvolvida e reforçada. Mas como toda aprendizagem humana, ela exige vivência e experimentação. Nenhum empreendedor desenvolveu sua conduta sentado, apenas escrevendo planos de negócios. Eles precisaram ir a campo para identificar suas características mais fortes e fracas, além de trabalhar incansavelmente o desenvolvimento de suas competências.

Depois de criar um empreendimento, o que é preciso fazer para consolidá-lo?

Na fase de consolidação, o foco principal deixa de ser as ideias e possibilidades e passa a ser a produção de resultados, isto é, a satisfação das necessidades – o motivo pelo qual a empresa foi criada. Em uma organização, isso é expresso em termos de vendas, vendas e mais vendas. Agora que existe risco, não precisamos mais de ideias, e sim de vendas. Essa é a fase criança. E como um bebê necessita primeiro de leite e cuidados, a instituição precisa dos empurrões para caminhar. Essa etapa dura de três a cinco anos e consome de 14 a 17 horas de trabalho diário.

O Mapa da Mina.

Em tempos de crise financeira, com o encolhimento das linhas de crédito, a elaboração do plano de negócios (PN) ganha ainda mais importância. Pré-requisito fundamental na hora de pleitear recursos junto a bancos e agências de fomento, o PN deve ser estruturado de acordo com o objetivo a que se propõe. Mais do que meramente descrever a empresa, o empresário deve se preocupar em definir estratégias, traçar objetivos e mostrar de que forma será possível alcançá-los – e qual o retorno disso tudo para possíveis parceiros e investidores.

Escrever o PN é sempre um desafio para quem pretende abrir uma empresa. Por mais que pareça simples, colocar no papel a estrutura, os objetivos, as propostas e estratégias do futuro negócio é uma tarefa complexa, um verdadeiro “processo de aprendizagem”, como define Marcelo Nakagawa, professor de Empreendedorismo e Plano de Negócio da Fundação Vanzolini, pesquisador e consultor voluntário do Instituto Empreender Endeavor. Numa de suas pesquisas, realizada junto a investidores e analistas de bancos e agências de fomento, Nakagawa avaliou a qualidade dos PNs apresentados pelos empreendedores brasileiros. De zero a dez, a nota média ficou em 3,5. “A qualidade dos planos de negócio é muito baixa, o que muitas vezes impede o acesso ao crédito. Muitos nem sequer se lembram de definir a estratégia da empresa”, aponta.

Na entrevista a seguir, Nakagawa dá dicas de como elaborar o PN, onde buscar ajuda e quais as falhas mais comuns que devem ser evitadas. Além disso, o professor também relaciona os principais erros de gestão nas micro e pequenas empresas, dá dicas sobre onde e como conseguir crédito para investimento, fala sobre a importância da inovação e aponta as perspectivas para quem pretende abrir um negócio ainda em 2009. “Com a economia recessiva, mais do que nunca a sobrevivência de uma empresa está atrelada ao grau de inovação e diferenciação do negócio.”

Considerando-se a atual economia recessiva, qual o primeiro passo para quem quer abrir uma empresa?

Marcelo Nakagawa – O desenvolvimento do plano de negócios (PN) é sempre o item mais importante antes de abrir uma empresa, não só para analisar a viabilidade do negócio, mas porque se trata de um processo de aprendizagem essencial para o empreendedor.

O que é mais adequado para pequenos e médios empreendedores: elaborar o PN por conta própria ou buscar ajuda de uma consultoria?

Nakagawa – É possível estruturar o PN sozinho, mas o ideal é que haja sempre uma segunda opinião. Buscar auxílio em consultorias é sempre uma atitude válida, mas geralmente os pequenos e microempresários não têm acesso a esse tipo de apoio. E aí a dica é bater um papo com algum professor da área de administração ou negócios. Ou até mesmo conversar com um executivo que esteja empregado em alguma outra empresa. Pode ou não ser do ramo, mas é importante que o empreendedor busque sempre uma opinião técnica sobre aquilo que colocou no papel.

Em quais instituições é possível buscar auxílio gratuito para ajudar na elaboração do PN?

Nakagawa – O Sebrae tem diversos cursos e ferramentas de apoio que variam muito de acordo com a região do Brasil. Eu recomendo que os empreendedores consultem sites do Sebrae de estados diferentes. No site de São Paulo, por exemplo, existe um software chamado SPPLAN, disponível para download gratuito, que oferece auxílio passo a passo para elaborar o plano de negócios e qualquer pessoa pode ter acesso. Há também outra área muito interessante no site do Sebrae/SP chamada “Comece Certo”, que fornece dicas específicas de gestão de acordo com o tipo de negócio. Outra dica é consultar os artigos e vídeos disponíveis gratuitamente no site do Instituto Endeavor – http://www.endeavor.org.br – que oferece informações preciosas para quem deseja desenvolver negócios criativos e diferenciados.

Qual o formato ideal do PN? Quais itens ele deve conter?

Nakagawa – Costumo fazer uma analogia do PN com a figura de uma pirâmide feita com cartas de baralho. Assim como um castelo de cartas, o PN também possui uma estrutura muito frágil e, se alguma parte estiver desalinhada, o restante cai por terra. Então imagine um primeiro pilar com duas cartas, que chamo de “oportunidade”. Em seguida, outro pilar que representa “produtos e serviços”. Logo após vem “mercado consumidor”. Entre o primeiro e o segundo pilar, ou seja, entre “oportunidade” e “produtos e serviços”, eu coloco uma carta e fecho mais um triângulo de ponta- cabeça, que chamo de “empresa”. No próximo triângulo invertido, coloco mais uma carta que é a “análise da concorrência”. Acima de “oportunidade”, “empresa” e “produtos e serviços”, está “produção e operações”. Ao seu lado fica o pilar de “marketing e vendas”. Entre “produção e operações” e “marketing e vendas”, está “recursos humanos”. Em cima, para fechar a pirâmide, estão mais duas cartas, que são o “planejamento financeiro”. Pode parecer absurdo, mas há uma lógica nessa construção do plano de negócio. Afinal, entre “produto” e “mercado consumidor” está a concorrência. Para levar o produto até o consumidor, passando pela concorrência, é preciso passar por “marketing e vendas”. Entre “oportunidade” e “produto” está a “empresa”. Acima da empresa fica a “produção e operação”. Para ligar isso tudo estão os “recursos humanos”. E, por fim, o planejamento financeiro, que torna isso tudo possível.

Quais os erros mais comuns que os empreendedores cometem na hora de fazer o PN?

Nakagawa – A principal falha ocorre logo no início do PN, quando o empresário fala da empresa. A maioria dos PNs, ao invés de apresentar adequadamente a empresa, apenas a descreve como se falasse ao público em geral. E, na verdade, somente um público muito específico – possíveis parceiros e investidores – vai ler esse documento, então é preciso dominar a linguagem e os jargões utilizados por esse grupo. Há problemas também na análise do ambiente, já que o empreendedor tende a acreditar que seus únicos concorrentes são apenas aquelas empresas que fazem exatamente o que ele faz, desconsiderando, por exemplo, empresas que fazem serviços substitutos. Outro problema muito comum – e grave – é simplesmente a ausência de estratégia. Muitos esquecem de esclarecer qual a missão, a visão, as metas e objetivos a longo prazo, itens fundamentais no PN.

Se o objetivo do empresário é captar recursos, como deve ser formatado o PN?

Nakagawa – Isso é um item muito importante. Existe capital para o empreendedor, mas muitas vezes ele não consegue ter acesso devido à má qualidade do PN. Quando o empresário escreve um PN para captar recursos, o item que deve estar mais claro é a rentabilidade do negócio, qual o retorno e quais os atrativos para o investidor. As agências de fomento do governo também levam em conta itens como responsabilidade social, tecnologia e inovação.

Como as MPEs podem garantir a inovação do negócio?

Nakagawa – A primeira questão nesse caso é definir o conceito de inovação. Existe todo um glamour a esse respeito, que é preciso investir em novos produtos, serviços ou processos. Mas, muitas vezes, para o micro e pequeno empresário isso pode parecer muito complexo. Então sugiro a seguinte reflexão: até que ponto você, como empresário, consegue proporcionar novas experiências para o seu consumidor? Porque o primeiro objetivo deve ser sempre a criação de novas experiências para o cliente. A partir do momento em que o empreendedor entende a inovação dessa forma, fica mais fácil desenvolver novos produtos ou serviços. Até porque, em se tratando de inovação, pouco dinheiro não significa necessariamente um empecilho, pois pequenas atitudes podem representar grandes diferenças aos olhos do consumidor. Basta identificar as oportunidades.

Após a abertura da empresa, como manter o PN sempre atualizado?

Nakagawa – O melhor é investir em análises periódicas do PN desde o início da empresa, de preferência a cada três ou seis meses, para verificar se aquilo que foi planejado realmente é o que está sendo executado. Em quase 90% dos casos não ocorre o que o empreendedor tinha imaginado. Logo no primeiro mês muitos castelos já começam a desmoronar.

E o que fazer nesse caso?

Nakagawa – É necessário adequar a estratégia. No caso de uma pequena empresa, o empreendedor deve encarar seu negócio como um pequeno barco que pode mudar de direção a qualquer momento. É por isso que o plano de negócios funciona como aprendizado e não apenas como fator determinante para o sucesso. Não é porque está escrito no PN que você terá que seguir à risca. É preciso estar sempre preparado para fazer ajustes rapidamente, daí a importância de pequenas empresas terem uma estrutura flexível, já que o período de adaptação é muito grande.

Na sua opinião, quais as melhores opções para as MPEs na hora de conseguir crédito para investimento?

Nakagawa – Além de empréstimos em bancos comerciais e de desenvolvimento – caso do BNDES, que recentemente abriu novas linhas de crédito –, outra opção são as agências governamentais de fomento. É o caso da Finep, que possui um projeto chamado Pappe (Programa de Apoio à Pesquisa em Pequenas Empresas), executado em parceria com agências de apoio a pesquisas em todos os estados brasileiros, que também oferece crédito às MPEs. Outra alternativa são os recursos de pessoas físicas, como aposentados e funcionários que perderam o emprego e receberam o FGTS – algo muito comum nesse momento devido à crise mundial. O empresário brasileiro, em sua maioria, precisa aprender a dividir e compartilhar com sócios. Isso é ainda muito malvisto na cultura brasileira, mas para crescer é preciso ter sócios complementares.

Quais os erros de gestão mais comuns nas MPEs?

Nakagawa – O erro mais comum e mais sério é a falta de estratégia. O que os empresários brasileiros mais fazem é errar pelo caminho, porque sem estratégia não é possível saber para onde ir. E se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve. O segundo erro mais recorrente é a ausência de formação de competências, que é decorrência da visão de “dono” – aquele que manda e desmanda sem delegar funções. Achando-se o “dono”, o empresário não permite que pessoas e capacidades se desenvolvam no negócio dele. E não adianta se iludir: para o negócio crescer é preciso desenvolver talentos. Outros erros comuns dizem respeito à gestão do caixa e à falta de melhorias constantes.

O que o senhor recomenda para evitar esses equívocos?

Nakagawa – Um exemplo que costumo mencionar é o de Sam Walton, fundador do Wal-Mart. Desde que abriu seu primeiro negócio – uma espécie de loja de R$ 1,99 –, toda noite ele anotava numa espécie de diário os motivos pelos quais a empresa dele tinha sido melhor hoje do que ontem. Essa é uma prática de reflexão que os empresários brasileiros deveriam experimentar. Para melhorar a cada dia é preciso dosar inovação, melhoria contínua e diferenciais. E a origem de tudo isso está numa estratégia bem traçada.

Para quem está pensando em abrir uma empresa ainda este ano, quais as perspectivas para 2009?

Nakagawa – A principal tendência para este ano é o crescimento do número de empresas abertas. Toda a massa de pessoas demitidas não será alocada em novos empregos simplesmente porque muitas dessas vagas deixarão de existir. Para quem está nessa situação, é melhor planejar bem antes de investir o dinheiro do FGTS. Uma dica para quem quiser evitar riscos é entrar como sócio em negócios já consolidados.